Alles über den digitalen Lieferschein erfahren
Begriffe wie papierloses Büro und Digital Workplace, gewinnen für Unternehmen immer mehr an Wichtigkeit. Der ultimative Leitfaden zum Thema digitaler Lieferschein, einschliesslich aller Vorteile.
Definition: Was ist ein Lieferschein im Bausektor?
Ein Lieferschein im Bau ist ein digitales Dokument oder eines aus Papier, das die Lieferung von Baustoffen oder anderen Materialien dokumentiert. Es enthält wichtige Informationen wie den Lieferanten, die Lieferadresse, das Lieferdatum und die Art sowie Menge der gelieferten Baustoffe. Der Lieferschein dient als Nachweis für die erfolgte Lieferung und ermöglicht eine präzise Verfolgung der Materialbewegungen auf Baustellen. In vielen Fällen ist ein Lieferschein auch eine rechtliche Absicherung für alle beteiligten Parteien.
Digitale Frachtpapiere vs. papierbasierte Prozesse
Jeden Tag erreichen unzählige Baustofflieferungen die Baustellen in der Schweiz, damit neue Gebäude, Strassen, Brücken und andere Bauwerke entstehen können. Die Liste der Materialien, die dafür benötigt werden, ist lang: Zement, Beton, Stahl, Ziegelsteine und Mauerwerk, Dachmaterialien, Isoliermaterialien, Holz, Glas, Chemikalien und Bodenbeläge sind Beispiele für die Vielfalt.
Wichtig für den reibungslosen Ablauf von Bauprojekten sind zeitnahe und akkurate Materiallieferungen, die es zu kontrollieren gilt. Ein Hemmnis stellt dabei die traditionelle Papierarbeit dar, hauptsächlich bei der Kontrolle und Bearbeitung von Lieferscheinen. Die Folge: Verzögerungen, die die Effizienz bei der Baustellenlogistik und Materialflusssteuerung beeinträchtigen. Die Lösung: digitale Frachtpapiere.
Digitaler Lieferschein rationalisiert den Lieferprozess
Der digitale Lieferschein ist eine moderne Software-Lösung für das Baustellenmanagement. Sie rationalisiert den gesamten Prozess – von der Bestellung bis zur Lieferung – und ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihre Lagerverwaltung, Bestandsverwaltung und Auftragsabwicklung. Damit gehören Verzögerungen und Effizienzbeeinträchtigungen, verursacht durch papierbasierte Prozesse, der Vergangenheit an. Die einfache Erstellung und Bearbeitung digitaler Lieferscheine, die Unterstützung elektronischer Signaturen, die Möglichkeit zur sofortigen Archivierung und Überprüfung sowie ein optimierter Workflow, der Ihren gesamten Materialfluss effizienter gestaltet.
Lieferschein-Software mit App für jede Herausforderung
Sie möchten als Bauunternehmen die Dokumentation von Lieferungen verbessern? Sie sind Materiallieferant/Logistikmanager und haben das Ziel, Ihre Lieferkettenverfolgung zu optimieren? Oder sind Sie Bauleiter und suchen nach einer mobilen Lösung für die Lieferscheinbearbeitung? Für jede Herausforderung gibt es die passende digitale Lieferschein-Software mit einer App für deren ortsunabhängige Nutzung. Welche Vorteile diese Lösungen mit sich bringen und wie Sie digitale Lieferscheine in Ihrem Unternehmen einführen, erfahren Sie an dieser Stelle.
Ist der Lieferschein in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben?
Eines gleich vorweg: In der Schweiz ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, einen Lieferschein zu erstellen, wenn eine Baustofflieferung erfolgt. Allerdings ist es aus verschiedenen Gründen sehr empfehlenswert, dass geliefertes Material, etwa Rohstoffe oder andere Produkte für den Bau, von einem Lieferschein begleitet wird. Ein elektronischer, ja selbst ein analoger Lieferschein aus Papier, dient als wichtige Dokumentation und ermöglicht eine präzise Nachverfolgung von Materiallieferungen auf Baustellen.
Lieferschein prüfen: rechtliche Absicherung für alle beteiligten Parteien
Lieferanten, die einen Lieferschein erstellen, ermöglichen auf diese Weise die rechtliche Absicherung für alle beteiligten Parteien. Durch die genaue Aufzeichnung der gelieferten Materialien und den Abgleich des Lieferscheins mit der Lieferung können noch auf der Baustelle etwaige Unstimmigkeiten oder Mängel leichter identifiziert und behoben werden.
Herausforderungen bei papierbasierten Lieferscheinprozessen
Die Nutzung papierbasierter Lieferscheinprozesse birgt eine Reihe von Herausforderungen, die die Effizienz und Produktivität im Baugewerbe beeinträchtigen können. Die Digitalisierung des Lieferscheinprozesses bietet eine Lösung für diese Herausforderungen, indem sie eine effizientere, transparentere und umweltfreundlichere Alternative zu papierbasierten Prozessen ermöglicht.
Lieferschein-App reduziert Zeitaufwand und Umweltbelastung
Durch die Nutzung einer Lieferschein-App, einer elektronischen Signatur und eines digitalen Archivierungssystems können Unternehmen ihre Bauabwicklung, Lieferantenkoordination und Logistikoptimierung verbessern und vorantreiben, während sie gleichzeitig den Zeitaufwand reduzieren und die Umweltbelastung minimieren. Die zentralen Herausforderungen im Zusammenhang mit papierbasierten Lieferscheinprozessen sind:
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Verschmutzung und/oder Verlust des Lieferscheins: Papierdokumente können leicht beschädigt oder verloren gehen, was zu Verzögerungen und Unsicherheiten führt.
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Manuelle Dateneingabe und Fehleranfälligkeit: Häufig werden Lieferscheine noch manuell erstellt, was zu einer langsamen und fehleranfälligen Abwicklung führen kann. Dies gilt insbesondere für papierbasierte Prozesse, bei denen Informationen von Hand erfasst und weitergegeben werden müssen.
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Zeitaufwand für die Dokumentation und Kontrolle im Büro: Der Prozess der Sammlung, Übertragung und Kontrolle von papierbasierten Lieferscheinen erfordert einen erheblichen Zeitaufwand und ist nicht zentralisiert, was die Büroarbeit verlangsamt und ineffizient macht.
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Verzögerungen bei der Lieferverfolgung: Papierbasierte Lieferscheinprozesse können zu Verzögerungen bei der Lieferverfolgung führen, da Informationen nicht in Echtzeit verfügbar sind und erst im Büro verarbeitet werden.
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Schwierigkeiten bei der Archivierung und Suche: Die Archivierung und Suche nach papierbasierten Lieferscheinen kann zeitaufwendig und unübersichtlich sein, da Dokumente physisch gespeichert und manuell durchsucht werden müssen.
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Kommunikationsprobleme zwischen Baustelle und Verwaltung: Die Kommunikation zwischen Baustelle und Verwaltung kann durch den Einsatz papierbasierter Lieferscheinprozesse beeinträchtigt werden, da Informationen nicht in Echtzeit ausgetauscht werden können.
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Umweltauswirkungen: Die Verwendung von Papier für Lieferscheine hat negative Auswirkungen auf die Umwelt durch den Verbrauch von Ressourcen und die Erzeugung von Abfall.
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Mengenabweichungen: Weichen die gelieferten Mengen vom Lieferschein ab, können diese nicht einfach ins Ausmass übernommen werden. Das Resultat: Ungenauigkeiten und ein grosser manueller Erfassungsaufwand.
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In 7 Schritten zur Einführung einer Lieferschein-Software
Die Einführung einer Lieferschein-Software erfordert ein strukturiertes Vorgehen, bei dem es im Vorfeld einige Aspekte zu berücksichtigen gilt. Besonders wichtig dabei ist eine klare Zielsetzung und die Mitnahme der beteiligten Belegschaft bei der Umsetzung. Indem Bauunternehmen die folgenden Schritte sorgfältig planen und durchführen, gewährleisten sie eine erfolgreiche Einführung der Lieferschein-Software und eine nachhaltige Verbesserung der Effizienz Ihres Lieferscheinprozesses:
1. Bedarfsanalyse durchführen
- Analysieren Sie den aktuellen Lieferscheinprozess in Ihrem Unternehmen. Identifizieren Sie Schwachstellen, Engpässe und Herausforderungen.
- Befragen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, um ihre Perspektiven und Erfahrungen zu verstehen.
- Definieren Sie klare Ziele und Erwartungen für die Einführung der Lieferschein-Software, z.B. Effizienzsteigerung, Fehlerreduzierung, Kostenersparnis usw.
2. Anforderungen festlegen
- Basierend auf den Ergebnissen der Bedarfsanalyse legen Sie konkrete Anforderungen an die Lieferschein-Software fest.
- Berücksichtigen Sie dabei Funktionen wie die Möglichkeit zur Lieferschein-Erstellung online, die Integration elektronischer Signaturen, die Unterstützung mobiler Geräte, die Integration in bestehende Systeme usw.
3. Marktrecherche und Auswahl der Lösung
- Führen Sie eine gründliche Marktrecherche durch, um potenzielle Anbieter von Lieferschein-Software zu identifizieren.
- Erstellen Sie eine Liste von Kriterien, die Ihnen bei der Auswahl helfen sollen, z.B. Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Support und Schulungsangebote, Preisgestaltung usw.
- Bewerten Sie verschiedene Softwarelösungen anhand dieser Kriterien und wählen Sie die Lösung aus, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Schauen Sie, welche Software bestehende Lieferanten integriert haben und wie offen das System ist.
4. Pilotphase durchführen
- Bevor Sie die Software im gesamten Unternehmen einführen, führen Sie eine Pilotphase durch, in der Sie die Software mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern testen.
- Sammeln Sie Feedback von den Testnutzern und führen Sie gegebenenfalls Anpassungen oder Verbesserungen an der Software durch.
5. Schulung und Integration
- Entwickeln Sie Schulungsunterlagen und -programme, um Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lieferschein-Software zu schulen.
- Integrieren Sie die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe, z.B. durch die Einrichtung von Schnittstellen zu Ihrer Warenwirtschaft oder digitalen Baustellenverwaltung.
6. Einführung und Implementierung
- Führen Sie die Lieferschein-Software schrittweise im gesamten Unternehmen ein, beginnend mit einer Abteilung oder einem Standort.
- Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter während des Rollouts und stellen Sie sicher, dass sie alle notwendigen Ressourcen und Schulungen erhalten.
7. Fortlaufende Optimierung und Schulung
- Überwachen Sie kontinuierlich die Nutzung der Lieferschein-Software und sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitern.
- Implementieren Sie regelmässige Schulungs- und Weiterbildungsmassnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Software effektiv nutzen können.
- Optimieren Sie die Software bei Bedarf und führen Sie regelmässige Updates durch, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden.
SORBA: Partner für Lieferschein-Lösungen und noch viel mehr
SORBA ist ein führender Anbieter von Softwarelösungen für das Bauwesen. Seit vielen Jahren unterstützt der Software-Hersteller Bauunternehmen mit seiner Bau-Gesamtlösung dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Mit Expertise und innovativem Ansatz bietet SORBA massgeschneiderte Lösungen für eine effiziente Verwaltung von Bauprojekten – auch bei digitalen Lieferschein-Lösungen.
Funktionen und Vorteile der SORBA-Gesamtlösung:
Die Gesamtlösung deckt alle wichtigen Aspekte der Bauprojektverwaltung ab und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter:
- Ausmass: Effiziente Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Devis mit Eigentext oder NPK. Erfassung von Vorausmassen pro Position, detaillierte Ausmasse erfassen und einfaches Erfassen von Nachträgen.
- Tagesrapport: Erfassen Sie Arbeitszeiten, Materialverbrauch und Fortschritt auf der Baustelle in Echtzeit. Übernehmen Sie die Mengen aus dem digitalen Lieferschein direkt auf die einzelnen Vorgänge - das spart Zeit und vermeidet Fehler.
- Lieferscheinkontrolle: Verwalten Sie Ihre Lieferscheine digital und optimieren Sie den gesamten Lieferscheinprozess.
- Dokumentenmanagement (DMS): Archivieren und verwalten Sie alle relevanten Dokumente digital und haben Sie jederzeit Zugriff auf wichtige Unterlagen.
- Ressourcenplanung: Planen Sie Ihre Ressourcen effizient und optimieren Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und Maschinen.
- Lagerverwaltung: Behalten Sie den Überblick über Ihren Lagerbestand und optimieren Sie die Materialbeschaffung und -verwaltung.
- Visumskontrolle: Lieferantenrechnungen einfach kontrollieren und Visa erteilen. Übersichtliche Kontrolle von Lieferscheinen mit der Rechnung, alles digital.
- Finanzbuchhaltung: Führen Sie Ihre Finanzbuchhaltung nahtlos in SORBA und optimieren Sie Ihren Zahlungsverkehr und Ihre Abrechnungsprozesse.
- Apps: Nutzen Sie unsere mobilen Apps für eine einfache und flexible Rapportierung von Arbeiten, Arbeitszeiten, Materialien und Maschinenstunden direkt auf der Baustelle.
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